Должностные обязанности офис менеджера по продажам

Содержание

Должностная инструкция менеджера по продажам

Должностные обязанности офис менеджера по продажам

Должностная инструкция менеджера по продажам регулирует взаимоотношения между работником и работодателем. Документ определяет порядок подчинения сотрудника, назначения и освобождения его от должности. Он содержит требования к квалификации работника, перечень его прав, функциональных обязанностей, видов ответственности.

1. Менеджер по продажам принадлежит к категории «специалисты».

2. Менеджер по продажам непосредственно подчиняется начальнику отдела продаж/коммерческому директору организации.

3. На должность менеджера по продажам назначается лицо, имеющее образование не ниже среднего специального и опыт работы на аналогичной должности не менее одного года.

4. В период отсутствия менеджера по продажам его права, функциональные обязанности, ответственность переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. Назначение и освобождение от должности менеджера по продажам осуществляется приказом генерального директора компании.

6. Менеджер по продажам должен знать:

  • основы хозяйственного, трудового, гражданского законодательства;
  • правила заключения договоров;
  • планы индивидуальных продаж;
  • основы маркетинга;
  • ассортимент, характеристики товаров;
  • порядок поставки товаров и предоставления услуг;
  • правила оформления документации;
  • нормы делового общения и этикета;
  • отчетные документы, предоставляемые непосредственному руководителю;
  • нормы противопожарной защиты, охраны труда, техники безопасности.

7. Менеджер по продажам руководствуется в своей деятельности:

  • данной должностной инструкцией;
  • Уставом компании;
  • правилами внутреннего трудового распорядка, иными руководящими документами организации;
  • законодательством РФ;
  • распоряжениями и приказами руководства.

ІІ. Должностные обязанности менеджера по продажам

Менеджер по продажам выполняет следующие должностные обязанности:

1. Собирает информацию о потенциальных клиентах.

2. Осуществляет коммуникацию с потенциальными клиентами и контрагентами с помощью средств связи или личных встреч.

3. Ведет переговоры с клиентами в отношении товаров и услуг организации.

4. Принимает и обрабатывает заказы клиентов.

5. Оформляет отчетные документы.

6. Устанавливает потребности клиентов в услугах или продукции компании.

7. Согласовывает с клиентом порядок поставки, оплаты товаров, услуг, их объемы.

8. Составляет регулярные отчеты о выполнении планов продаж и поставке товаров контрагентам организации.

9. Способствует сотрудничеству клиентов с компанией в соответствии с принятыми программами стимулирования сбыта.

10. Принимает участие в работе и осуществлении мероприятий, связанных с деятельностью отдела продаж.

11. Следит за порядком поставки продукции контрагентам.

12. Ведет информационную базу коммуникаций с клиентами.

13. Контролирует размер и порядок оплаты товаров, в соответствии с заключенным договором.

14. Консультирует клиентов о характеристиках, правилах эксплуатации товаров.

15. Принимает установленные меры для сокращения дебиторской задолженности контрагентов.

16. Дополняет, анализирует информационную базу клиентов.

17. Принимает участие в маркетинговых, рекламных мероприятиях.

18. Изучает предложения конкурентов о товарах и услугах.

19. Следует разработанным правилам сбыта товаров, обслуживания, коммуникации с клиентами.

ІІІ. Права

Менеджер по продажам имеет право:

1. Повышать собственную профессиональную квалификацию посредством курсов, мастер-классов, иных обучающих мероприятий.

2. Получать информацию о решениях руководства организации, относящихся к работе отдела продаж и смежных подразделений.

3. Действовать самостоятельно, в пределах своей компетенции.

4. Участвовать в подготовке мероприятий по стимулированию продаж, договоров, иных документов.

5. Направлять в адрес руководства предложения по улучшению деятельности организации и своей работы.

6. Визировать документы в пределах собственной компетенции.

7. Взаимодействовать со структурными подразделениями организации по служебным вопросам.

8. Не приступать к выполнению своих должностных обязанностей при возникновении опасности для жизни или здоровья.

9. Выдвигать требования к руководству о создании нормальных условий для выполнения своих функциональных обязанностей, сохранности материальных ценностей, документов.

10. Сообщать руководству о выявленных недостатках в работе организации, направлять предложения по их ликвидации.

ІV. Ответственность

Менеджер по продажам несет ответственность за:

1. Выполнение планов продаж.

2. Качество коммуникаций с клиентами.

3. Выполнение программ продвижения продукции на рынке.

4. Нарушение положений руководящих документов, принятых в компании.

5. Разглашение коммерческой тайны, конфиденциальных сведений, неправомерное обращение с личной информацией.

6. Последствия собственных действий, самостоятельных решений.

7. Ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей.

8. Нарушение норм делового общения, этикета.

9. Причинение ущерба компании, ее сотрудникам, государству, контрагентам.

10. Нарушение положений трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты, норм техники безопасности.

Источник: https://working-papers.ru/dolzhnostnaja-instruktsija-menedzhera-po-prodazham

Должностная инструкция офис менеджера по продажам — общие положения

Данная профессия в большинстве связана с торговлей. Однако обязанности офис менеджера по продажам гораздо шире, чем просто реализация товаров. На деле, в список обязанностей сотрудника входит множество бумажной работы: отчеты, счета, работа с документами, анализ прошлых периодов реализации и их результатов.

Относится такая профессия к категории специалистов. Соответственно, для работы необходимо иметь высшее образование или неполное высшее. Так же необходим рабочий стаж в отрасли реализации не менее года. Все рабочие действия работника отдела сбыта должны соответствовать нормам законодательства и требований должностной инструкции.

В случае отсутствия сотрудника на рабочем месте, на его должность временно назначается уполномоченное лицо. Такое назначение производится по средствам издания соответствующего приказа.

Скачать образец должностной инструкции

Офис менеджер по продажам — должностные обязанности

Основной обязанностью сотрудника является, непосредственно, реализация товара. Офис менеджер по продажам занимается поиском потенциальных клиентов, ведет с ними переговорный процесс, оговаривая все моменты реализации, включая цены и условия поставки. После удачных переговоров, работник отслеживает все этапы сбыта товара: доставка и отгрузка продукции покупателю, а так же своевременную оплату товара клиента.

К должностным обязанностям работника отдела реализации входят:

  • Поиск новых клиентов;
  • Мониторинг потребностей потенциальных покупателей;
  • Ведение отчетности по сбыту;
  • Прием и обработка заказов от клиентов;
  • Информирование клиентов о предстоящих изменениях в ассортименте или ценовой политике товара;
  • Взаимодействие с другими отделами предприятия с целью достижения целей организации;
  • Участвовать в рабочих совещаниях.

Офис менеджер по продажам так же должен уметь заинтересовать клиента в сотрудничестве, и обеспечить максимально длительное сотрудничество со всей клиентской базой

Чем руководствуется в своей деятельности офис менеджер по продажам?

В своей трудовой деятельности работник отдела сбыта обязан придерживаться законодательных актов Российской Федерации, устава компании. Сотрудник обязан соблюдать в период своей трудовой деятельности:

  • Правила внутреннего распорядка;
  • Политику конфиденциальности;
  • Приказы и нормативную документацию организации;
  • Правила своей должностной инструкции.

Соблюдение вышеуказанных пунктов гарантирует успешную трудовую деятельность офис менеджера.

Основные функции офис менеджера по продажам

Основной целью работы офис менеджера является максимальное количество реализованной продукции. Хороший сотрудник должен уметь организовывать деловые встречи, а так же грамотно вести переговорный процесс. Работник должен ежемесячно составлять план реализации товара на последующий месяц и строго придерживаться этого документа. К основным функциональным обязанностям работника относятся:

  • Работа с клиентами (организация переговоров, деловых встреч, подписание контрактов на поставку товара);
  • Подержание рабочих отношений с клиентами по средствам встреч, телефонных переговоров, общение через интернет;
  • Привлечение новых клиентов, с целью увеличения объемов продаж;
  • Проводит регулярный анализ рынка.
Читайте также  Сделка купли продажи квартиры подробно

Так же работник ведет документальные отчеты по реализованной продукции, следит за клиентской базой, регулярно обновляя информацию в ней.

Права офис менеджера по продажам

Работник отдела реализации имеет права получать всю необходимую информацию в полном объеме, которая необходима для достижения целей компании (в том числе и конфиденциальная информация). Все решения, в пределах своей компетенции, работник принимает самостоятельно.

Как и весь персонал, офис менеджер по продажам имеет право на достойные условия труда для выполнения должностных обязательств и поддержания сохранности всей документации. Такие требования можно предъявлять руководству компании.

Так же работник может предоставлять начальству организации собственные планы оптимизации рабочего процесса, связанные с поиском клиентов и увеличением объемов сбыта.

За что может понести ответственность офис менеджер по продажам?

Ответственность, возлагаемая на сотрудника по реализации товара, регламентируется правилами должностных инструкций:

  • Халатное отношение к трудовой деятельности;
  • Несвоевременное выполнение рабочих обязательств;
  • Полное неисполнение возложенных обязанностей;
  • Нарушение внутреннего регламента;
  • Нарушение политики конфиденциальности;
  • Нарушение правил безопасности, пожарной дисциплины.

Профессиональные обязанности офис менеджера по продажам не сходятся только на одной реализации товара. Это сложная многоуровневая работа. Знания сотрудника так же должны соответствовать всем необходимым требованиям (знания основ налогообложения, маркетинга, рыночной экономики, юридические аспекты профессии и т.п.).

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera-po-prodazham-obshhie-polozheniya/

Должностная инструкция офис-менеджера – обязанности



  • Как правильно составить должностную инструкцию
  • Коммерческий директор
  • Начальник отдела продаж
  • Руководитель отдела продаж
  • Директор филиала
  • Линейный менеджер
  • Менеджер по продажам
  • Менеджер по активным продажам
  • Торговый представитель
  • Продавец-консультант
  • Старший продавец
  • Администратор отдела продаж
  • Офис менеджер
  • Секретарь
  • Региональный менеджер

База знаний по продажам » Должностная инструкция офис-менеджера – обязанности, обучение, вакансии. Если вам понравился этот материал, сообщите о нем своим друзьям
в социальных сетях.

Выполнение обязанностей согласно должностной инструкции – залог успешной работы офис-менеджера

 В этой должностной инструкции офис-менеджера вы найдете полный перечень обязанностей, программу обучения, а также готовый шаблон вакансии офис-менеджера.

Офис-менеджер — это специалист, выполняющий важные управленческие и организаторские функции компании. От качества его труда зависит слаженность работы всего офиса. Однако, чтобы хорошо выполнять свои обязанности, офис-менеджеру необходимо четко придерживаться должностной инструкции. Ее содержание должно быть известно каждому работнику организации, ведь это самый главный рычаг эффективного управления персоналом

Должностные обязанности офис-менеджера

Желаете спокойствия и размеренности в организации труда? Проведите с офис-менеджером инструктаж о важности его служебных обязанностей, которые заключаются в следующем:
1. Проводить организаторскую деятельность:

  •  закупка, учет, хранение канцелярский товаров, их инвентаризация и организация выдачи работникам;
  •  оформление платежных документов;
  •  проверка исправности офисной техники и организация нормальных условий труда персонала (соответствие санитарным условиям: освещение, температура и т.д.);
  •  документальный оборот: оформление, регистрация, а также хранение документов;
  •  проведение деловых переговоров и ведение деловой корреспонденции;
  •  встречи, приемы, регистрации и обслуживание гостей и клиентов офиса;
  •  обеспечение переговоров и конференций необходимыми материально-техническими ценностями;
  •  контроль обесточивания оборудования и офисной техники по окончанию рабочего дня.

2. Выполнять руководящие функции:

  •  управление курьерами, водителями и распределение обязанностей между ними. Произведение оценку качества их работы и контроль исполнения поставленных задач;
  •  разработка правил поведения в офисе, выдача бейджиков работникам;
  • контролировать соответствие внешнего вида работников установленным стандартам;
  • руководить работой операторов на телефоне (прием входящих, исходящих звонков, переадресация и отправка телефонограмм) и следить за грамотностью их речи.

3. Руководить трудовой дисциплиной:

  • составление распорядка работы;
  • ведение, учет и анализ нарушений дисциплины и разработка предупредительных мер;
  • назначение материально ответственных лиц во время передачи от одного работника к другому материальных ценностей;оказание в случае надобности помощи работникам при возникновении конфликтных ситуаций в коллективе;
  • разработка и внедрение методов мотивации и систем ответственности за нарушение дисциплины.

4. Ответственно выполнять поручения руководства:

  •  печатать служебные материалы, которые нужны руководству, а также следовать другим указаниям непосредственного руководителя организации.

Разумеется, что для качественного выполнения такого огромного перечня должностных обязанностей, человек должен соответствовать определенным требованиям. К обязательным условиям при приеме на работу офис-менеджера следует отнести:

  1. наличие высшего профессионального образования без требований к опыту работы или среднего профессионального образования с обязательным стажем работы офис-менеджером до двух лет;
  2. презентабельный внешний вид;
  3. коммуникабельность, пунктуальность, грамотность, чувство такта, организаторские способности.

Для продуктивной и стабильной работы на предприятии офис-менеджеру необходимо обладать определенными навыками и умениями. Вот их основной перечень:

  1. знание конституции и действующего законодательства касательно делопроизводства, трудового и административного права;
  2. компетентность в вопросах этики делового общения и переписки;
  3. уверенное пользование компьютером, в частности теми электронными программами, которые нужны при ведении документооборота;
  4. обладание навыками пользования оргтехникой;
  5. владение техникой скоростного набора.

Несмотря на то, что должность офис-менеджера достаточно молода на рынке труда, ее востребованность сложно переоценить.  Потребность в квалифицированных специалистах этой сферы возрастает с каждым днем, а претендующие на вакансию не всегда имеют соответствующее образование и опыт. Для решения этих проблем существуют различные программы обучения. 

Как научить должности офис-менеджера «с нуля»

Для начинающих специалистов в сфере офисного управления существуют различные курсы. В среднем, их программа рассчитана на продолжительность от 60-120 академических часов, и проводиться как в групповой, так и в индивидуальной форме.В учебных центрах слушателям предлагаются лекции, презентации, семинары, а также практические занятия для закрепления полученных знаний.

Теоретическая подготовка охватывает темы, касающиеся понятий письменной культуры и этикета делового общения, самоорганизации.  Изучаются основные понятия делопроизводства, правильного оформления служебных документов, архивного дела и номенклатуры.

Поскольку на офис-менеджера часто возлагаются задачи, касающиеся кадрового делопроизводства, в процессе занятий следует усвоить  понятия документального оформления по личному составу (приказы, должностные инструкции, трудовые распорядки).

Значительное место во время обучения отводится компьютерной грамотности. В этом разделе производиться анализ данных, работа с шаблонами, затрагиваются вопросы касательно защиты документов и разработки мер безопасности. С помощью предварительно заготовленных форм, проходят практические занятия, которые заключаются в оформлении документов, составлении актов и писем.

Составляя вакансию или подыскивая работу в этой сфере, следует знать, что альтернативными названиями должности офис-менеджера могут быть: администратор, секретарь руководителя, помощник руководителя, делопроизводитель.

Каким же может быть объявление о вакансии офис-менеджера? Ниже приведен приблизительный бланк.

 Пример объявления о вакансии офис-менеджера:

 Ищем грамотного и толкового офис-менеджера для работы в дружном коллективе.Если вы амбициозный и целеустремленный человек, желающий продвижения по карьерной лестнице, мы будем рады видеть вас в нашей команде. Приходите к нам на собеседование, но знайте:1.

Мы требовательно относимся к работе сотрудников, потому что хотим быть лучшими.2. Мы постоянно учимся новому и стремимся к саморазвитию.3. Мы предлагаем достойную оплату труда только успешным, ответственным и пунктуальным работникам.

Возможности, которые вы получите с нами:

1. Приобретение практических навыков в компании, занимающей лидирующие позиции на рынке.2. Обучение под руководством лучших специалистов компании.3. Конкурентоспособную заработную плату.4. Участие в интересных проектах, конференциях, тренингах.

Вашими основными задачами будут:

· решать организаторские вопросы офиса (заказ и учет канцелярии, продовольствия и пр.);· производить регистрацию входящей/исходящей корреспонденции;· вести деловую переписку;· подготавливать приказы по личному составу;· проводить телефонные переговоры с клиентами.

Читайте также  Срок действия предварительного договора купли продажи квартиры

Наши требования к соискателю:

· высшее образование;· пунктуальность;· коммуникабельность и организаторские способности;· грамотность.

Вознаграждение:

Заработная плата состоит из фиксированной ставки и премии по результатам вашей работы. Чем больше вы вкладываете в свой труд — тем выше оплата.

Если вы целеустремленный и активный человек, то присоединяйтесь к нашей команде и развивайтесь вместе с нами!

P.S.Если вам понравился этот материал, сообщите о нем своим друзьям
в социальных сетях.

Источник: http://guruopta.ru/dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera

Должностные обязанности офис-менеджера компании – образец инструкций

Любая крупная компания требует наличие специалиста, который способен обеспечить деятельность офиса. Таким работником является офис-менеджер. Кто это, какие обязанности ему поручены и какие права он имеет, рассмотрено далее.

Офис-менеджер (главный администратор офиса, референт, помощник управленца) – сотрудник компании, обеспечивающий бесперебойную деятельность и функционирование офиса. Данная профессия требует чрезвычайной организованности, сконцентрированности и ответственности.

Офис-менеджер находится в подчинении непосредственно у генерального директора предприятия/фирмы/компании. Исходя из этого, принятие на работу и освобождение от нее осуществляется лишь согласно приказу генерального директора.

На эту должность назначается специалист, получивший, как минимум, полное среднее образование. Однако, более желаемым будет наличие высшего образование и опыта работы.

Офис-менеджер представляет собой связующий компонент во взаимодействии начальства с персоналом, работающим в офисе. По запросу руководства он подготавливает доклад о состоянии дел в офисе и внутреннем функционировании организации/компании/корпорации, и не только.

Разграничение специальностей «Офис-менеджер» и «Секретарь»

Некоторые воспринимают профессии «Офис-менеджер» и «Секретарь» как взаимозаменяемые. Однако, это не верно.

Должность офис-менеджера более всеобъемлющая и многофункциональная, чем должность секретаря, поскольку предусматривает более широкий спектр выполняемых задач для обеспечения работоспособности организации, при этом в зависимости от сферы деятельности работодателя должностные обязанности офис-менеджера могут значительно изменяться в отличие от секретаря.

По сути, офис-менеджер является более высокой ступенью карьерной лестницы. Это обуславливает больший спектр обязанностей, более высокую заработную плату и повышенные требования к кандидатуре принимаемого на работу сотрудника.

В различных компаниях, корпорациях, крупных холдингах именно на офис-менеджера возлагается обязанность следить за работой секретарей и координировать ее.

В некоторых организациях, в которых не предусмотрена должность кадрового специалиста, офис-менеджер также занимается подбором персонала, размещением информации о старте конкурса на ту или иную должность, рассмотрением и изучением резюме будущего сотрудника и даже обучением новых кадров.

Место работы и средняя заработная плата офис-менеджера

Чем крупнее компания, тем шире и разнообразнее спектр офисных задач, с которыми приходится ежедневно сталкиваться работникам.

Поэтому никакие компании, корпорации, фирмы, предприятия, организации, холдинги не смогут обойтись без офис-менеджера, являющегося координатором всей офисной деятельности.

В связи с этим, офис-менеджер является очень востребованной и значимой профессией для успешного функционирования и оптимизации всех офисных процессов в офисе любом бизнес-объекте.

Очень крупные компании могут иметь в штате своих сотрудников не одного, а сразу нескольких офис-менеджеров, каждый из которых будет закреплен за соответствующим отделом или подразделением.

Несмотря на довольно высокий спрос, конкуренция на должность офис-менеджера также довольно высока. По России она составляет примерно 6 человек на одно место.

Заработная плата начинающего офис-менеджера составляет:

  • в Москве – 15-22 тыс. рублей;
  • в Санкт-Петербурге – 11-16 тыс. рублей;
  • в Екатеринбурге – 8-13 тыс. рублей;
  • в Новосибирске – 7-12 тыс. рублей.

Специалисты среднего уровня, уже получившие опыт работы и проявившие свои организаторские навыки, могут претендовать на заработную плату в Москве до 30 тыс. рублей, в городе на Неве – до 23 тыс. рублей, в Екатеринбурге – до 20 тыс. рублей, в Новосибирске – до 18 тыс. рублей.

Размер оплаты труда высококлассных профессионалов еще выше. Так, в Москве она может достигать 60 тыс. рублей, в Санкт-Петербурге – 45 тыс. рублей, в Екатеринбурге – 35 тыс. рублей, в Новосибирске – 30 тыс. рублей.

Личные качества, требуемые офис-менеджеру при трудоустройстве

У каждого руководителя свои требования к будущему сотруднику его компании. Однако, существует обобщенный список качеств, обладателям которых будет отдано бесспорное первоочередное предпочтение при трудоустройстве на должность офис-менеджера. Вот лишь небольшой их перечень:

  • усидчивость;
  • организованность;
  • дисциплинированность;
  • стрессоустойчивость;
  • высокоразвитая устная и письменная коммуникабельность;
  • ответственность;
  • сконцентрированность;
  • целеустремленность;
  • собранность;
  • исполнительность;
  • пунктуальность;
  • эрудированность;
  • разносторонность мышления;
  • креативность;
  • доброжелательность;
  • общительность;
  • лидерские задатки.

Необходимые профессиональные знания для работы офис-менеджером

Для профессионального выполнения своей работы офис-менеджер должен обладать следующими необходимыми знаниями:

  • Знать порядок заключения и расторжения договоров;
  • Владеть основами оформления офисной документации;
  • Знать основы бухгалтерского учета, всех основных компьютерных программ, необходимых для работы в офисе (Программное обеспечение MS Office: MS Word, MS EXEL, MS PowerPoint, Базы данных), а также принципы работы с электронной почтой и факсом;
  • Являться уверенным пользователем персонального компьютера и интернета;
  • Обладать навыками скоростного набора текста;
  • Уместно использовать нормы делового протокола и этикета;
  • Следовать нормам охраны труда, правилам противопожарной безопасности, санитарным стандартам;
  • Обладать знаниями по подбору и управлению персоналом;
  • Использовать основы психологии и профессиональной этики при работе с персоналом;
  • Знать правила пользования и эксплуатации офисной оргтехники;
  • Применять мотивирующие приемы методы при взаимодействии с сотрудниками офиса;
  • Иметь представление о методах планирования в разработке офисной деятельности;
  • Уметь быстро принимать решения в критических ситуациях и быть способным нести всецелую ответственность за результаты принятых решений

Должностные обязанности офис-менеджера

В непосредственные обязанности офис-менеджера входит:

  • Закупать все необходимые канцтовары, оборудование и все расходные материалы для нормального функционирования работы в офисе;
  • Контролировать исправность и работоспособность всей офисной техники, включая компьютеры, принтеры, факсы, другое офисное оборудование. При возникновении поломок вызывать мастера для устранения возникших неисправностей;
  • Систематически регистрировать поступающую в офис корреспонденцию, передавать ее в структурные подразделения для дальнейшей обработки и подготовки ответов;
  • Не реже двух раз в день проверять электронную почту офиса;
  • Подготавливать рабочее место руководителя перед началом трудового дня. Обеспечивать его всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями и исправной оргтехникой;
  • Сортировать и распределять документацию по соответствующим отделам;
  • Отслеживать и вести учет входящих звонков;
  • Организовывать прием посетителей, клиентов и партнеров. Соблюдать установленную в компании политику общения с посетителями, клиентами и партнерами;
  • Подготавливать совещания, собрания и деловые встречи. Обеспечивать всеми необходимыми раздаточными материалами и канцелярскими принадлежностями проведение переговоров, совещаний, встреч, презентаций и других мероприятий компании. Вести протокол проведения мероприятий, следить за документальным фиксированием хода переговоров, анализировать результаты проведенных встреч и совещаний;
  • Четко и своевременно исполнять приказы высшего руководства;
  • Соблюдать положения должностной инструкции;
  • Следить за отчетной документацией компании, заниматься подготовкой передачи документации в архив, следить за документооборотом офиса;
  • Разрабатывать материалы, необходимые для устранения проблем и решения текущих задач компании;
  • Подготавливать офис перед началом рабочего дня;
  • Контролировать основные показатели санитарных норм (освещение, вентиляция помещения, поддерживаемая в офисе температура);
  • Следить за работой секретарей, водителей, уборщиц, курьеров и всех членов персонала, находящихся в его непосредственном подчинении;
  • Прописывать смету и вести учет всех необходимых затрат для бесперебойной деятельности работников офиса, обеспечивать их канцелярией и расходными материалами;
  • Вести учет отработанных сотрудниками офиса часов с целью передачи этих данных в бухгалтерию для начисления им заработной платы;
  • , вести базу данных по нарушению сотрудниками трудовой дисциплины и установленного дресс-кода;
  • Вести деловую переписку с клиентами и партнерами компании с учетом всех норм делового протокола и этикета;
  • Помогать в устранении любого рода конфликтов, неприязней, проблем и противоречий, возникающих у сотрудников офиса;
  • Координировать окончание рабочего дня в офисе, следить за отключением всей офисной техники, системы освещения, кондиционеров;
  • Принимать документы, заявления и обращения для их последующего рассмотрения и подписания руководителем компании/предприятия/корпорации/холдинга/ организации;
  • Доводить до сведения руководителя всю важную полученную информацию;
  • Оформлять приказы высшего руководства и немедленно распространять их среди персонала для ознакомления.
Читайте также  Заявление в налоговую о продаже автомобиля образец

Помимо всего прочего, офис-менеджер обязан следовать правилам внутреннего трудового распорядка своей компании, ее Уставу и нормативно-правовым актам. При исполнении своих полномочий офис-менеджеру необходимо придерживаться законодательства Российской Федерации, а также отечественного гражданского и трудового права.

Во время отсутствия офис-менеджера все его должностные обязанности возлагаются на другое уполномоченное лицо, заранее согласованное и утвержденное в приказе генерального директора.

Помимо обязанностей, офис-менеджер обладает также и правами, среди которых можно отметить:

  • Право первоочередного ознакомления с указами и директивами руководителя компании, касающимися непосредственно деятельности офис-менеджера или затрагивающими функционирование офиса и его сотрудников;
  • Право выдвигать свои инициативы по улучшению Право делать запросы в специализированные отделы компании/корпорации/организации для соответствующего качественного исполнения своих обязательств;
  • Право выдвигать требования в адрес высшего руководства компании об обеспечении надлежащими условиями труда;
  • Право требовать от директора компании четкого исполнения положений Трудового кодекса Российской Федерации.

Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность при следующих обстоятельствах:

  • Ненадлежащее исполнение своих обязательств, закрепленных трудовым законодательством Российской Федерации и внутренними нормативно-правовыми актами компании;
  • Игнорирование положений Конституции Российской Федерации, а также норм административного, гражданского и уголовного законодательства Российской Федерации;
  • Причинение материального вреда компании согласно действующему трудовому, гражданскому и административному законодательству Российской Федерации;
  • Несанкционированное использование материальных средств и имущества компании, противоречащее интересам хозяйствующего субъекта и его руководства;
  • Неправомерное использование личной информации и конфиденциальных сведений о сотрудниках и высшем руководстве компании, разглашение интересов и коммерческих тайн корпорации;
  • Грубое нарушение правил делового протокола и этикета;
  • Нарушение норм внутреннего трудового Устава и распорядка компании;
  • Нарушение правил пожарной безопасности;
  • Несоблюдение техники безопасности;
  • Предоставление ложной информации в угоду личной выгоде.

(22 голос., 4,80 из 5)

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnye-obyazannosti-ofis-menedzhera-kompanii.html

Должностная инструкция офис-менеджера

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2018 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2018 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: